• Informacje prawne

Polityka prywatności

Speednet Sp. z o.o. · Inspektor Ochrony Danych: Barbara Chaberka · privacy@speednet.pl

01Podstawowe zasady ochrony prywatności

Zobowiązujemy się do zapewnienia następującej podstawowej ochrony:

• Dane osobowe przekazujemy wyłącznie podmiotom z UE działającym na podstawie RODO lub podmiotom spełniającym standardy odpowiedniego stopnia ochrony.
• Marketing prowadzony środkami komunikacji elektronicznej wymaga wyraźnej zgody zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
• Marketing prowadzony za pośrednictwem środków telekomunikacyjnych wymaga wyraźnej zgody na podstawie Prawa telekomunikacyjnego.
• Dane przechowujemy tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celów opisanych w niniejszej Polityce prywatności.
• Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do swoich danych, sprostować je, usunąć lub ograniczyć ich przetwarzanie, kontaktując się pod adresem privacy@speednet.pl.
• Pliki cookie wykorzystujemy zgodnie z towarzyszącą Polityką plików cookie i za zgodą użytkownika.
• Speednet ogranicza zakres zbieranych danych: nie gromadzimy danych, które uznajemy za zbędne.

02Jakie informacje zbieramy

Zbierane automatycznie

• Sposób korzystania z serwisu, adresy IP, typ przeglądarki, informacje o urządzeniu, dane z logów serwera.
• Sesyjne i trwałe pliki cookie służące do zapamiętywania preferencji konta oraz do analityki.

Podawane przez użytkownika

• Dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, firma, stanowisko oraz dane uwierzytelniające.
• Dokumenty, polityki, umowy i inne pliki przesyłane do analizy na platformę Auditor przez Abonentów.
• Dane zapisu na newsletter i na wydarzenia.
• Komunikacja: informacje, które podajesz, kontaktując się ze wsparciem, prosząc o demo lub korespondując z nami.
• Przesłane CV i aplikacje o pracę.

03Cele i podstawy prawne przetwarzania

Komunikacja (prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Przetwarzamy imiona i nazwiska, dane kontaktowe, lokalizację oraz treść korespondencji, aby odpowiadać na zapytania, organizować spotkania, nagrywać rozmowy (za zgodą) i obsługiwać funkcje interaktywne.

Usługi platformy (wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b)

Przetwarzamy dane konta i przesłane treści, aby świadczyć usługi platformy Auditor: analizę dokumentów, identyfikację luk, generowanie pakietów dowodowych i raportowanie zgodności. Przetwarzając dokumenty przesłane przez Abonentów, Speednet działa jako podmiot przetwarzający w imieniu Abonenta.

Sztuczna inteligencja i przetwarzanie dokumentów

Auditor wykorzystuje sztuczną inteligencję do analizy dokumentów pod kątem wymogów regulacyjnych. Ważne gwarancje:

• Gwarancja braku trenowania: Twoje dokumenty i prompty nigdy nie służą do trenowania modeli bazowych. Zapewniamy to zarówno umownie, jak i technicznie.
• Izolacja przestrzeni roboczych: dane każdego Abonenta są logicznie odseparowane. Dostęp do danych innego Abonenta jest niemożliwy.
• Przetwarzanie przejściowe: dokumenty są przetwarzane w pamięci i nie są zachowywane poza zakresem analizy, chyba że Abonent wyraźnie je zapisze.

Marketing i analityka (zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a)

Za Twoją zgodą wykorzystujemy dane do badań marketingowych, analityki odwiedzin, oceny kampanii, personalizacji komunikacji i kierowania reklam.

Relacje biznesowe (prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f)

Imiona i nazwiska, dane kontaktowe, stanowiska, informacje o firmie oraz zapisy korespondencji przetwarzamy po to, aby utrzymywać relacje, rozwijać współpracę, informować o zmianach w usługach, obsługiwać umowy oraz spełniać wymogi dotyczące sankcji, przeciwdziałania korupcji i przeciwdziałania praniu pieniędzy.

Bezpieczeństwo (prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f)

Przesłane dane osobowe, automatycznie zbierane dane o urządzeniu, pliki cookie i web beacons przetwarzamy, aby utrzymać bezpieczeństwo serwisu i platformy, zapobiegać nadużyciom, chronić prawa oraz bronić interesów związanych z własnością intelektualną.

Wymogi prawne i umowne (obowiązek prawny, art. 6 ust. 1 lit. c)

Możemy ujawnić informacje, jeżeli w dobrej wierze uznamy, że wymaga tego prawo lub postępowanie prawne (na przykład postanowienie sądu, nakaz przeszukania, wezwanie sądowe albo inne zgodne z prawem żądanie organów publicznych).

04Udostępnianie danych

Nie sprzedajemy danych osobowych. Udostępniamy je wyłącznie w następujących sytuacjach:

• Dostawcy modeli AI: treść dokumentów może być przesyłana do zewnętrznych dostawców AI (na przykład Anthropic, OpenAI, Azure) w celu wykonania wnioskowania. Wszystkich dostawców wiążą umowy powierzenia przetwarzania danych, które zakazują trenowania na danych klientów.
• Dostawcy infrastruktury: korzystamy z dostawców infrastruktury chmurowej do hostingu i przechowywania danych, przy zachowaniu odpowiednich zabezpieczeń i ścisłych zobowiązań do poufności.
• Wymogi prawne: możemy ujawnić informacje, aby spełnić obowiązujące przepisy, wymogi postępowania prawnego lub żądanie organu państwowego.

Dostęp mają wyłącznie pracownicy Speednet, podmioty powiązane, wykonawcy, członkowie zarządu, dostawcy technologii i dostawcy usług, których wiążą ścisłe zobowiązania do poufności. Niedopełnienie tych zobowiązań może skutkować konsekwencjami dyscyplinarnymi lub zakończeniem współpracy.

05Twoje prawa wynikające z RODO

Na podstawie rozporządzenia UE 2016/679 oraz obowiązujących przepisów o ochronie danych masz prawo:

• żądać dostępu do danych osobowych, które przechowujemy na Twój temat;
• sprostować dane nieprawidłowe lub niekompletne;
• żądać usunięcia swoich danych (prawo do bycia zapomnianym);
• ograniczyć przetwarzanie lub wnieść wobec niego sprzeciw;
• przenieść dane: otrzymać je w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego;
• wycofać zgodę w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• zdecydować, czy informacje mają być ujawniane podmiotom trzecim albo wykorzystywane do celów istotnie odmiennych;
• wnieść skargę do polskiego organu nadzorczego (UODO) lub do lokalnego organu ochrony danych.

Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na privacy@speednet.pl lub pod adres naszej siedziby. Zwykle odpowiadamy w ciągu miesiąca; w przypadku skomplikowanych żądań może to potrwać dłużej, o czym Cię poinformujemy.

Możemy odmówić usunięcia danych z przyczyn prawnych. Niektóre prawnie uzasadnione interesy, na przykład względy bezpieczeństwa, oraz inne przepisy nakazujące przechowywanie danych mogą mieć pierwszeństwo przed żądaniem usunięcia.

Nie pobieramy opłat, z wyjątkiem żądań bezpodstawnych, powtarzających się lub nadmiernych.

Dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

06Bezpieczeństwo danych

Stosujemy uzasadnione zabezpieczenia chroniące nasze serwery oraz dane pozwalające Cię zidentyfikować, w tym szyfrowanie SSL, którego celem jest uniemożliwienie nieuprawnionym podmiotom trzecim pozyskania lub zmiany danych osobowych przesyłanych drogą elektroniczną.

Żadne zabezpieczenia nie są jednak w 100% skuteczne i nie możemy zagwarantować pełnego bezpieczeństwa Twoich danych osobowych. Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne: szyfrowanie danych przesyłanych i przechowywanych, kontrolę dostępu, rejestrowanie zdarzeń na potrzeby audytu oraz regularne oceny bezpieczeństwa.

07Okres przechowywania danych

Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy bezterminowo (albo do momentu jej cofnięcia), chyba że obowiązujące przepisy stanowią lub dopuszczają inaczej. Po wycofaniu zgody zachowujemy minimalny zakres danych (imię i nazwisko, dane kontaktowe, referencje, notatki) na innej podstawie prawnej.

Treści przesłane przez Abonenta na platformę Auditor przechowujemy zgodnie z zasadami retencji skonfigurowanymi przez Abonenta. Gdy Abonent usuwa treści lub zamyka konto, powiązane dane usuwamy w ciągu 30 dni, chyba że przepisy nakazują ich zachowanie.

Przechowywanie trwa bezterminowo, jeżeli wymagają tego przepisy, jeżeli dane mają znaczenie dla toczącego się lub możliwego postępowania albo są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, w tym do zapobiegania nadużyciom i ograniczania ryzyka kredytowego.

08Przekazywanie danych

Speednet ma siedzibę w Unii Europejskiej (w Polsce). Oferujemy hosting w UE, Wielkiej Brytanii i Stanach Zjednoczonych. Dane osobowe przekazujemy wyłącznie podmiotom z UE działającym na podstawie RODO lub podmiotom spełniającym standardy odpowiedniego stopnia ochrony. Przy przekazywaniu danych poza EOG opieramy się na standardowych klauzulach umownych (SCC) albo na innych mechanizmach przekazywania zatwierdzonych na gruncie RODO.

09Pliki cookie

Pliki cookie to niewielkie pliki tekstowe zawierające ciąg znaków alfanumerycznych, pobierane na Twoje urządzenie, aby ułatwić Ci korzystanie z serwisu. Stosujemy następujące kategorie:

• Niezbędne: podstawowe dla przeglądania serwisu i korzystania z jego funkcji. Można je wyłączyć w ustawieniach przeglądarki, co może wpłynąć na działanie serwisu.
• Funkcjonalne: zapamiętują status rejestracji, dane użytkownika i preferencje pomiędzy kolejnymi interakcjami.
• Wydajnościowe: zbierają anonimowe statystyki korzystania, dzięki którym ulepszamy Usługi.
• Opcjonalne / behawioralne: poprawiają komfort korzystania i pozwalają dopasować treści. Wymagają wyraźnej zgody.

Możesz zmienić ustawienia przeglądarki, aby zablokować zapisywanie plików cookie, albo skonfigurować swoje preferencje na naszym pasku ustawień plików cookie. Pełne informacje znajdziesz w naszej Polityce plików cookie.

10Zmiany w niniejszej Polityce

Zmiany wchodzą w życie z chwilą publikacji wraz z aktualizacją daty obowiązywania. O istotnych zmianach informujemy w widoczny sposób, w tym pocztą elektroniczną. Dalsze korzystanie z Usług oznacza ich akceptację.

Zanim zastosujemy do informacji zebranych lub otrzymanych przed datą zmiany jakąkolwiek istotną zmianę niniejszej Polityki dotyczącą sposobu wykorzystywania lub ujawniania danych pozwalających Cię zidentyfikować, poprosimy Cię o wyraźną zgodę.

11Kontakt

Speednet Sp. z o.o.
Olivia Centre (Star)
al. Grunwaldzka 472C, 80-309 Gdańsk, Poland
KRS 0000295602 · NIP 5862208698 · REGON 220540536

Inspektor Ochrony Danych: Barbara Chaberka
privacy@speednet.pl
speednetsoftware.com